(Dieses Kapitel gilt nur für Readiris Corporate)
Wenn Sie ganze Stapel an Papieren scannen (beispielsweise mit einem Scanner mit Dokumenteneinzug) oder viele Bilddateien in Readiris laden, kann es sinnvoll sein, anzugeben, wo ein Dokument aufhört und das nächste beginnt. Auf diese Weise kann Readiris eine separate Ausgabedatei für jedes Dokument erzeugen. So umgehen Sie, dass Sie nicht nur ein Dokument pro Projekt scannen können.
Beispiel
Angenommen, Sie möchten einen Stapel von 30 Seiten scannen. Die ersten Seiten gehören zu Dokument 1, die Seiten 11 bis 20 zu Dokument 2 und die Seiten 21 bis 30 zu Dokument 3. Wenn Sie angeben, dass Ihr Stapel an Papieren tatsächlich 3 Dokumente enthält, erzeugt Readiris 3 separate Ausgabedateien.
Readiris bietet zwei Möglichkeiten zum Trennen von Papierdokumenten. Diese sind:
Leerseiten
In diesem Fall legen Sie einfach ein leeres Blatt Papier zwischen zwei Blätter ein und geben damit an, wo ein neues Dokument beginnt. Beachten Sie, dass Sie alle Leerseiten nach der Erkennung gleichzeitig löschen können, wenn dies erforderlich ist: Klicken Sie dazu im Menü Verarbeitung auf den Befehl Leere Seiten löschen.
Umschlagseiten mit einem Strichcode
In diesem Fall können Sie beispielsweise ein Strichcode-Etikett auf die erste Seite des Dokuments aufkleben.
Hinweis: Sie können diesen Schritt auch überspringen und die gescannten Bilder manuell in Readiris trennen. Siehe unten unter Trennen von Bilddateien.
So greifen Sie auf die Optionen zum Trennen von Dokumenten zu:
Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Dokumententrennung und Indexierung.
Geben Sie die Trennmethode an, die Sie verwenden möchten: Leerseiten erkennen oder Umschlagseiten mit einem Strichcode erkennen.
Wenn Sie Strichcode-Seiten als Umschlagseiten verwenden, können Sie unter der Option mit dem Inhalt: spezifische Daten angeben, die Ihre Strichcodes enthalten müssen, damit Readiris diese als Strichcode-Seiten erkennt. Geben Sie zum Beispiel im Feld mit dem Inhalt: den Namen Ihrer Firma ein (in unserem Fall I.R.I.S.). Nur Strichcodes, die die Bezeichnung „I.R.I.S.“ enthalten, werden als Umschlagseiten markiert und zum Aufteilen Ihres Dokumentenstapels in separate Dokumente verwendet. Sie können den Daten auch einen variablen Teil hinzufügen, zum Beispiel das Scan-Datum. Dieser variable Teil gibt die spezifischen Indexierungsdaten der einzelnen Dokumente an.
Wenn Sie möchten, dass Readiris eine XML-Indexdatei mit detaillierten Informationen zu den verarbeiteten Dokumenten erzeugt, markieren Sie die Option XML-Index erstellen.
Für jedes Dokument wird eine eigene XML-Indexdatei erstellt. Die Indexdatei enthält detaillierte Informationen, zum Beispiel das erkannte Barcode-Trennelement, den Seitenbereich, den Namen der Ausgabedatei und den Deckblatttext (falls ausgewählt).
Sie können den Text der Deckblattseiten in den XML-Index mit aufnehmen, indem Sie die entsprechende Option auswählen. Beachten Sie, dass diese Leseergebnisse nicht im Ausgabedokument enthalten sind.
Wenn Ihre Umschlagseiten auch Inhalte enthalten, die in den verarbeiteten Ausgabedokumenten enthalten sein sollen, markieren Sie Umschlagseiten erkennen.
Klicken Sie dann auf OK, um die Einstellungen zu speichern und die Verarbeitung der Dokumentenstapel zu starten.
Der Dokumentenstapel wird aufgeteilt und kann in separaten Ausgabedokumenten gespeichert werden.
Klicken Sie in der Hauptsymbolleiste auf die Schaltfläche Öffnen und wählen Sie die Dokumente
aus, die Sie öffnen möchten.
Im Bereich „Seiten“ werden die Seitenminiaturansichten angezeigt.
Tipp:
Verwenden Sie die Option Stapelverarbeitung
oder Überwachter
Ordner, wenn Sie große Mengen an Dokumenten scannen.
Klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste
auf die Seite, wo das neue Dokument beginnen soll, und klicken Sie
dann auf Hier trennen.
Oder wählen Sie die Seite aus, wo das neue Dokument beginnen soll,
und klicken Sie auf das Menü Bearbeiten
>Hier trennen.
Beachten Sie, dass der Befehl Hier trennen nicht für die erste Seite eines Dokuments verwendet werden kann, da diese bereits die erste Seite ist.
Beachten Sie auch, dass Sie nicht mehrere Seiten auswählen und anschließend Hier trennen auswählen können.
Im Bereich „Seiten“ werden jetzt die getrennten Dokumente angezeigt.
Hinweis:
Zur Erleichterung der Übersicht wird jedes neue Dokument in der Miniaturansicht
(
) in einer extra Zeile angezeigt.
Im Bereich „Seiten“ wie auch in der Miniaturansicht können Sie Seiten an andere Positionen ziehen und neue Seiten hinzufügen, indem Sie sie in Readiris ziehen und ablegen.
Anmerkung: Sie können jedoch keine Seite vor die erste Seite von Dokument 2, 3 usw. verschieben oder dort eine neue Seite einfügen. Sie können aber eine Seite vor die erste Seite von Dokument 1 verschieben oder dort eine neue Seite einfügen.
Klicken Sie auf eine der Schaltflächen Exportieren, um die Dokumente zu verarbeiten.
So verbinden Sie Dokumente, die Sie getrennt haben:
Klicken Sie mit gedrückter Strg-Taste auf die erste Seite eines
Dokuments und klicken Sie dann auf Dokumente
verbinden.
Oder wählen Sie die erste Seite eines Dokuments aus und klicken Sie
auf das Menü Bearbeiten >
Dokumente verbinden.
Das von Ihnen ausgewählte Dokument wird mit dem vorhergehenden Dokument zusammengefügt.
Anmerkung: Der Befehl Dokumente verbinden funktioniert nicht für das erste Dokument, da kein vorhergehendes Dokument vorhanden ist, mit dem es verbunden werden kann.
